Plánujete svou první konferenci a vystresovala vás představa, že vaše snaha přijde vniveč? Zorganizovat velkou akci tohoto druhu není snadné, ale díky následujícím tipům eliminujete nejčastější chyby, ušetříte spoustu času i starostí.
1. Mějte jasný cíl
V prvé řadě si ujasněte, co přesně konferencí sledujete. Jde vám o uvedení nového produktu na trh, získání nových zákazníků nebo jiné cíle? Podle toho se budou odvíjet další kroky a přípravy. Zároveň byste si měli sepsat ideální koncept – definujete-li si všechny cíle konkrétně, bude pro vás mnohem jednodušší se k nim přiblížit.
2. Pronajměte si vhodné prostory
Konferenční prostory významně ovlivní celkový dojem z akce. Měly by být na dostupném místě (proto jsou ideální konference v Praze spíše než v menších městech), a pokud bude konference trvat celý víkend, pak není od věci, když bude v objektu možnost ubytování. Samozřejmostí by mělo být adekvátní vybavení (audiovizuální technika) a bezplatný přístup k rychlému internetu.
TIP: Dobrou volbou je například čtyřhvězdičkový hotel Praha Belvedere s celkovou kapacitou 400 osob.
3. Stůjte nohama na zemi
Mít velké plány je skvělé – tento přístup vás může posunout dále, ale v souvislosti s pořádáním konference je dobré zůstat nohama na zemi. Počítejte s tím, že se vám nemusí podařit dosáhnout některých cílů a zároveň zbytečně neutrácejte více, než kolik vám dovoluje rozpočet.
4. Nebojte se obrátit na profesionály
Nenakládejte si toho na bedra více, než dokážete zvládnout. Soustu starostí vám ušetří spolupráce s externisty. Poradí vám, pomohou s plánováním a postarají se o vše, co bude třeba.
5. Nepodceňujte propagaci
K čemu dobře zorganizovaná konference se skvělým programem, když bude účast nevalná? Chcete-li, aby se dostavil dostatek lidí, nezapomeňte dát o akci vědět v předstihu. Ovšem ne příliš brzy, pak by se na ni mohlo zapomenout. Pro jistotu se všem připomeňte ještě den až dva před plánovaným termínem.